Diese Managementwerkzeuge dienen vorwiegend qualitativen Aufgabenstellungen. Sie eignen sich nicht nur für Management- und Planungsaufgaben, sondern allgemein für komplexere Probleme, die im Team bearbeitet werden sollen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was die Werkzeuge für Management und Planung sind und wie man sie anwendet,
• welches Werkzeug für welche Aufgaben geeignet ist,
• wie sich die Werkzeuge unterstützen.

Werkzeuge für komplexe Teamaufgaben

Im Rahmen von TQM müssen Probleme im Management und in der Planung zunehmend auch von Mitarbeitern der Fach- und Sachebene gelöst werden. Deshalb gehört die Kenntnis der Werkzeuge des Qualitätsmanagements zur Qualifikation nicht nur der Führungskräfte, sondern auch der Teilnehmer von Gruppenarbeit und von KVP-Teams.

Die meisten dieser Methoden sind unter dem Namen The Seven New Tools in Japan und den USA bekannt geworden. Tatsächlich stammen sie jedoch aus Mathematik, Sozialwissenschaft und Marketing und wurden lediglich in Japan zuerst erfolgreich für Management- und Planungsaufgaben der Industrie eingesetzt.

Baum-Diagramm

Einsatz

Ein Baum-Diagramm Tree Diagram stellt Maßnahmen, Einzelteile oder organisatorische Einheiten in mehreren Ebenen hierarchisch und in ihrem gegenseitigen Zusammenhang dar. Es ist ein Analyse- und Planungshilfsmittel, mit dem komplexe Wirkungszusammenhänge schrittweise aufgelöst werden können. Durch die Benutzung des Baum-Diagramms wird verhindert, dass man sofort von einem Problem zu dessen Lösung vordringt, ohne die notwendigen Zwischenschritte zu berücksichtigen.

Seinen Namen hat es wegen seiner Form, die einem liegenden Baum gleicht. Dabei entspricht der »Stamm« dem Ziel, die großen »Äste« sind Hauptpunkte, die kleineren Unterpunkte und die »Blätter« der untersten Ebene enthalten detaillierte Maßnahmen.

Das Baum-Diagramm ist in folgenden Fällen einsetzbar:

• Ein Team hat ein sehr umfassendes Ziel oder einen großen Arbeitsbereich, der hierarchisch und logisch aufgegliedert werden soll,

• Der Weg zum Erreichen eines Ziels oder zum Erledigen einer Aufgabe ist einigermaßen komplex.

Häufig wird das Baum-Diagramm im Anschluss an ein Relations-Diagramm siehe unten benutzt. Beide Diagrammtypen helfen, die Bemühungen auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren.

Als Hilfsmittel sind eine Pinnwand und große Haftnotizzettel zu empfehlen. Am besten wird das Baum-Diagramm im Team eingesetzt, weil dadurch eine umfassende Diskussion und Lösung ermöglicht wird. Zur endgültigen Darstellung gibt es PC-Programme etwa ABC FlowCharter, welche die Arbeit sehr erleichtern.

Vorgehen

• Festlegen der Aufgabe

• Ausgangspunkt eines Baum-Diagramms sind:

• eine originäre Problemstellung,

• einer der Gruppentitel aus einer Kartenabfrage oder

• eine der Hauptursachen eines Relations-Diagramms siehe unten.

• Die Aufgabe wird auf einen Haftnotizzettel geschrieben und links auf halber Höhe an die Pinnwand geheftet.

• Erste Ebene große Äste: In einer Team-Diskussion werden die Hauptfaktoren festgelegt, die direkten Einfluss auf das Ziel ausüben. Man fragt: »Was sollte geschehen, um das Ziel zu erreichen oder das Problem zu lösen?«

Man sollte die Aussagen dieser ersten Ebene noch recht allgemein halten und keinesfalls sofort zu Einzelmaßnahmen vorzudringen versuchen. Geeignete Einzelideen werden auf Haftzettel geschrieben und zur späteren Berücksichtigung rechts an die Pinnwand geheftet.

Es ist wichtig, die erforderlichen Problemlösungsschritte in ihrer logischen Folge einzuhalten. Die Maßnahmen der ersten Ebene werden auf Haftnotizen geschrieben und rechts übereinander neben das Gesamtziel geklebt. Zunächst werden noch keine Verbindungslinien eingezeichnet, um Korrekturen zu ermöglichen.

• Fertigstellen der einzelnen Pfade: Für jede der Maßnahmen in der ersten Ebene fragt das Team wiederum: »Was sollte geschehen, um das Ziel zu erreichen oder das Problem zu lösen?« Die Antworten werden auf Haftnotizen geschrieben und passend angeheftet.

Auf diese Weise arbeitet sich die Gruppe durch mehrere Ebenen des Diagramms, bis eine Ebene erreicht wird, in der eine direkte und genau umrissene Maßnahme steht.

• Diskussion: Das Baum-Diagramm entwickelt seinen Nutzen nur, wenn es die logische und hierarchische Folge von aufeinanderfolgenden und voneinander abhängigen Aktionen zeigt, die schließlich zum Ziel und Erfolg führen. Dazu verfolgt das Team, rechts im Baum-Diagramm beginnend, jeden der »Pfade« rückwärts und fragt jedesmal: »Unterstützt diese Maßnahme die Aktion in der nächsthöheren, weiter links stehenden Ebene?« Trifft dies für sämtliche Pfade und Ebenen zu, so ist das Baum-Diagramm fertiggestellt. Jedes »Nein« erfordert eine Klärung und Korrektur des Diagramms.

Hinweise für den Praxiseinsatz

Ein richtig entworfenes Baum-Diagramm zeigt in grafischer Form die Folge von Schritten, mit denen eine Problemlösung erzielt werden kann. Gleichzeitig erkennt man daraus, welche Folgen der Ausfall eines Pfades wegen Nichterfüllung haben wird. Es ist auf diese Weise auch möglich, die Bedeutung der einzelnen Aktionen für den Gesamterfolg zumindest überschlägig abzuschätzen. Zur Realisierung wird für jede der Einzelaktionen ein persönlich Zuständiger benannt, der für die termingerechte Erledigung verantwortlich ist. Am einfachsten werden die Namen und der Termin rechts neben die Einzelaktionen des Baum-Diagramms geschrieben, damit jeder Teilnehmer weiß, wer wofür zuständig ist.

Matrix-Diagramm

Einsatz

Das Matrix-Diagramm wird dazu benutzt, die Zusammenhänge zwischen den Merkmalen von Gruppen zu visualisieren. Die Zusammenhänge können zusätzlich durch zahlenmäßige Bewertung quantifiziert und mittels Säulendiagrammen grafisch verdeutlicht werden.

Beispiele:

• Zuordnung von Tätigkeiten aufgrund eines Ablaufplans wie Flussdiagramm zu Personen, Gruppen oder Abteilungen mit Kennzeichnung der jeweiligen Bedeutung wie: voll verantwortlich/teilverantwortlich/muss informiert sein,

• Zuordnung der technischen Merkmale eines Produktes zu den Forderungen der Kunden Abb. 2,

• Entscheidungstabelle, um über konkurrierende Lösungen einer Aufgabe oder eines Problems nach den wesentlichen Anforderungen zu entscheiden,

• Herausfinden der kritischen Punkte einer organisatorischen Lösung, etwa beim Durchführen eines umfassenden Weiterbildungsprogramms.

Das Matrix-Diagramm wird vor allem beim QFD sehr häufig verwendet.

Vorgehen

Beim Matrix-Diagramm wird die eine Merkmalsgruppe den Zeilen, die andere den Spalten einer Tabelle zugeordnet. Die Stärke Korrelation des Zusammenhanges von jeweils zwei Merkmalen wird am Kreuzungspunkt der zugehörigen Zeile und Spalte durch einfache Symbole gekennzeichnet.

Einfaches Matrix-Diagramm

Die Kennzeichen werden so gewählt, dass eine Stufung des Schwärzungsgrades in den Feldern der Matrix deutlich erkennbar ist. Das erleichtert die visuelle Beurteilung: viel schwarz hohe Bedeutung Abb. 2.

Matrix-Diagramm mit Bewertung

In den meisten Fällen möchte man eine quantifizierte Beurteilung der Zusammenhänge erreichen. Dazu wird den drei Kennzeichnungssymbolen jeweils ein Gewichtungsfaktor zugeordnet. Üblich ist die in Tabelle 1 dargestellte Staffelung der Punkte.

Erweiterungen

Strukturiertes Matrix-Diagramm

Häufig wird zur Gliederung der Merkmale zusätzlich ein Baum-Diagramm oder platzsparender ein strukturierter Tabellenkopf mit dem Matrix-Diagramm kombiniert.

Abbildung 3 zeigt ein Beispiel für Verbesserungen an einer Spulen-wickelmaschine.

Matrix-Diagramm mit Säulen

Zum Verdeutlichen der Bedeutung der Merkmale kann das Matrix-Diagramm durch Säulendiagramme ergänzt werden. Abbildung 4 zeigt eine solche Kombination. Man erkennt sofort die unterschiedliche Bedeutung der technischen Merkmale für die Erfüllung der Kundenwünsche.

Merkmals-Gewichtung

Die Merkmale in den Zeilen oder Spalten sind oft nicht gleich wichtig. Dies kann durch passende Gewichtungsfaktoren berücksichtigt werden. Meist benutzt man Staffelungen von eins bis fünf oder von eins bis zehn, wobei die höhere Ziffer der größeren Gewichtung entspricht.

Die Spalten- beziehungsweise Zeilensummen werden jeweils als Summe der Produkte von Gewichtungsfaktor und Zusammenhangs-Punktzahl gebildet. Diese Verfeinerung des Matrix-Diagramms wird vor allem beim QFD Quality Function Deployment verwendet.

Das Vorgehen entspricht im Wesentlichen der Nutzwertanalyse siehe unten. Man kann die Gewichtung auch mittels Priorisierung vornehmen, wo dies zweckmäßig erscheint siehe Priorisierungs-Matrix.