Gib Individual-Software eine Chance

Standardsoftware ist das Zauberwort in der IT-Branche. Und die Frage, die hier entsteht ist: Warum setzen immer mehr Unternehmen auf Standardsoftware?

Mögliche Antworten können sein:

  1. Individualentwicklung ist teuer und ressourcenaufwendig
  2. Standardsoftware ist mit wenigen Anpassungen schnell verfügbar
  3. In der IT-Strategie wird festgelegt, dass Standard-Software vor Individual-software geht. Nur wenn ein Wettbewerbsvorteil zu erzielen ist, dann darf individuell entwickelt werden.

Die Erfahrung aus meinen vielen Beratungsprojekten zeigt, dass die Einführung von Produkten softwaretechnisch einige Risiken bergen. Ist die Entscheidung für eine Produkteinführung getroffen, laufen folgende Mechanismen im Unternehmen ab:

  • Am Anfang steht die Machbarkeitsstudie
    • Hier wird die Fach- und die IT – Abteilung gefragt, wie lange sie benötigt, um diese Funktionalität in die bestehenden Systeme einzubauen.
  • Oft sind die internen Abteilungen mit Mussprojekten schon mehr als ausgelastet. Hinzu kommt dann noch der Anforderungsstau für die bestehenden Programme.
    • Die Schätzung der Aufwendungen fällt dementsprechend hoch aus.
    • Meistens werden für solche großen Projekte externer IT-Fachkräfte notwendig.
  • Entsprechend werden die Prioritäten gesetzt. Will heißen: Liebe Fachabteilung, du musst dich gedulden.

Leider schießen sich die IT-Abteilungen damit ins eigene Knie. Die Vorstände haben oft keine Lust, sich auf Diskussionen einzulassen und entscheiden sich für die Standardsoftware.

Ist die Entscheidung für eine Standardsoftware gefallen, wird ein Anforderungskatalog erstellt, mit dem man dann auf die Suche nach einer geeigneten Software geht. Leider wird oft übersehen, dass die Geschäftsprozesse an die Software gepasst werden muss und wenn es ganz dick kommt, müssen noch Erweiterungen an der Software vorgenommen werden. Das kostet viel Zeit und Geld. Mal davon abgesehen, dass meistens Features der Standardsoftware gar nicht benötigt werden.

Ein anderer Punkt ist, dass die ausgewählte Standardsoftware nur einen Teil einer komplexen Programmlandschaft abdeckt. Schnittstellen zu bestehenden Systemen müssen geschaffen werden.

Alles in Allem ist die Entscheidung für eine Standardsoftware nicht immer die Patentlösung.

Im Gegenteil: Es kostet viel Schweiß, Energie und vor allem Geld, die Software ans Laufen zu kriegen.

Nicht selten dauern das Customizing und die Einführung bis zu einem Jahr. Mal davon abgesehen, dass die eigenen IT-Mitarbeiter bis zu zwei Jahre benötigen, bis sie in die Tiefen und Geheimnisse der Standardsoftware eingeweiht sind.

So, nun mal Hand aufs Herz:

Läuft die Software einigermaßen rund, wird kein normaler Mensch diese leichtfertig durch eine andere Standardsoftware ersetzen oder eine eigene Entwicklung vornehmen und die Standardsoftware wieder absetzen.

Mit diesem Wissen im Hinterkopf kann der Hersteller von Standardsoftware den Kundenservice etwas schlanker und den Vertrieb etwas üppiger gestalten.

Hier ein kurzes und prägnantes Beispiel aus der Zusammenarbeit mit einem Standard Softwarehersteller:

Der Hersteller sollte bis Anfang Juni ein Programm für einen Dynamik-Batch liefern.

Kurze Anmerkung

Dieser Batch ist Teil der Standardsoftware und somit Teil des Liefervertrages.

Es war Anfang Juni, und der Hersteller machte keine Anstalten, den Dynamik-Batch zu liefern. Nach Rückfrage beim Hersteller kam die lapidare Antwort:

„Es wäre ihm nicht bewusst, dass die Auslieferung schon jetzt anstünde. Aber in der nächsten Auslieferung funktioniert diese Dynamik bestimmt“, so die Aussage.

Bei der nächsten Auslieferung funktionierte wiederum kein Dynamik-Batch. Mittlerweile waren vier Wochen vergangen. Übrigens war der Fehler mit Priorität eins eingestuft, da aufgrund des fehlenden Dynamik – Batches kein Test von Dynamik-Versicherungsscheinen möglich war.

Wieder zwei Wochen später ein erneuter Anruf beim Hersteller:

„Wo bleibt der Dynamik-Batch?“

Aussage des Herstellers:

„Wir bündeln dies mit einem anderen Fehler bei einem anderen Versicherer, der ebenfalls diese Standardsoftware einsetzt.“

Aufgrund meines guten Netzwerks in der Versicherungsbranche wusste ich vier Anrufe später, dass es diesen anderen Fehler gar nicht gab. Also wartete keiner der Versicherer auf eine Fehlerbehebung.

Wieder Wochen später kam die Ausrede:

„Wir haben so viel Arbeit mit einem anderen Kunden, deswegen verzögert sich die Auslieferung noch ein wenig.“

Dann kam die nächste und letzte Ausrede:

„Wir kriegen das in der Version 3.11 nicht mehr zum Laufen. Aber wir versprechen Ihnen hoch und heilig in der Version 3.12 wird es ganz sicher laufen.“

Das Ende vom Lied war: Erst zweieinhalb Monaten nach der Meldung des ersten Fehlers mit Prio 1 war der Fehler endlich behoben.

Doch was ist die Quintessenz?

Nur noch individuell entwickeln? Ganz sicher nicht. Vielmehr sollten wirkliche alle Kosten auf den Tisch. Dazu gehören nicht nur die Kosten für die

  • Lizenz,
  • Anpassung,
  • Wartung,
  • Schulung,

sondern auch die Kosten für die Auswahl der Standardsoftware, Abwesenheit der Mitarbeiter wegen Schulung und Projektmeetings, und, und und. Grundsätzlich ist es eine Frage der IT-Strategie, für welche Lösung man sich entscheidet. Wichtig ist nur, dass man nicht Äpfel mit Birnen verwechselt und nur weil es in der Momentaufnahme billiger erscheint, sich für die Standardsoftware entscheidet.

Eine letzte Frage:

Will man sich als Unternehmen wirklich von externen Softwarefirmen abhängig machen?